Tractament de dades personals en el desenvolupament de l'activitat sindical

PRINCIPALS TRACTAMENTS DE DADES PERSONALS PORTATS A TERME PER LES ORGANITZACIONS SINDICALS

1. INTRODUCCIÓ

Les organitzacions sindicals, en l'exercici de les funcions que els reconeix la Llei Orgànica 11/1985, de 2 d'agost, de Llibertat Sindical (LOLS), duen a terme múltiples tractaments de dades personals que les converteixen en responsables del tractament i les subjecten al compliment del Reglament (UE) 2016/679, General de Protecció de Dades (2) Dades personals i garantia dels drets digitals (LOPDGDD).

Aquests tractaments afecten diferents col·lectius de persones i presenten particularitats pròpies de l'activitat sindical, el seu propi personal contractat, els seus afiliats, els usuaris de la seva assessoria jurídica, els intervinents en les seves activitats formatives, i principalment les persones treballadores i empleades públiques en general en la tasca de representació i defensa dels interessos del col·lectiu com a representants d'aquestes.

Als punts següents analitzem les finalitats, les bases jurídiques de legitimació i les garanties que cal observar en els principals tractaments de dades personals duts a terme per les organitzacions sindicals, centrant-nos principalment, en el punt 2, en el tractament de dades personals de persones treballadores i empleades públiques en general que suposa l'acció sindical.

2. COMITÈS D'EMPRESA I JUNTES DE PERSONAL

Moltes organitzacions es plantegen si han de subscriure contractes d'encàrrec del tractament amb els representants legals de les persones treballadores (RLT), és a dir, amb els Comitès d'Empresa (privada) o Juntes de Personal (AAPP) i/o els seus delegats sindicals, donat l'accés a les dades personals de les persones treballadores o empleades públiques que conformen les plantilles.

No és procedent subscriure ni un contracte d'encàrrec (art. 28 RGPD) ni cal un contracte de cessió de dades amb la RLT. De fet, jurídicament no seria possible, atès que la RLT no té personalitat jurídica i, per tant, capacitat per ser subjecte de deures i obligacions, no estant legitimat per subscriure contractes de cap tipus.

En rebre la informació personal que sol·licita la RLT, els sindicats que representen es converteixen en destinataris o cessionaris d'aquestes dades, i responsables del tractament de les mateixes, adquirint per als tractaments que hagin de dur a terme amb aquestes dades totes les obligacions que estableix l'RGPD per a qualsevol responsable.

2. 1. Finalitats

Sindicat:

• Representació i defensa dels interessos del conjunt de les persones treballadores o empleades públiques, en el compliment de les seves obligacions legals i l'exercici dels seus drets com a representants de les mateixes.

Entitat ocupadora:

• Comunicació de les dades personals a la RLT en compliment d'obligacions legals que afecten l'entitat com a responsable del tractament (art. 6.1.c RGPD).

2.2. Legitimació

La base jurídica que legitima aquests tractaments és que són necessaris per:

Sindicat

• El compliment de les obligacions legals derivades de la Llei Orgànica 11/1985, de Llibertat Sindical (LOLS) (art. 6.1.c RGPD).

Entitat ocupadora:

• El compliment d'obligacions legals que afecten l'entitat com a responsable del tractament en els convenis col·lectius, en els termes previstos l'article 64 de l'Estatut dels Treballadors (ET) o a la legislació de funció pública i conforme a l'article 88.1 del RGPD (art. 6.1.c RGPD).

2.3. Dades de categoria especial

En determinades circumstàncies també es podran comunicar dades de categoria especial (art. 9.1. RGPD), concretament dades personals que revelin l'afiliació sindical, en aquests casos poden ser tractades a l'empara de les excepcions següents de l'art. 9.2 RGPD:

Sindicat:

• És necessari per a l'exercici de les activitats legítimes del sindicat adoptant les degudes garanties i sempre que el tractament es refereixi exclusivament als membres actuals o antics del sindicat oa persones que hi mantinguin contactes regulars amb relació als seus fins i sempre que les dades personals no es comuniquin fora d'ells sense el consentiment dels interessats (art. 9.2.d RGPD)..

Entitat ocupadora:

• És necessari per a l'exercici de drets específics de les persones treballadores o empleades públiques en l'àmbit del dret laboral (art. 9.2.b RGPD).

2.4. Principis relatius al tractament

El tractament d'aquestes dades personals ha d'estar regit pel compliment dels principis relatius al tractament de les dades personals (art. 5 RGPD) i especialment:

• Principi de licitud, lleialtat i transparència (art. 5.1.a):
  • S'ha de comptar amb una base jurídica que legitimi la cessió de dades per part de l'empresa i el posterior tractament per part de la RLT i en conseqüència del sindicat, com hem vist en tots dos casos les obligacions legals imposades a tots dos responsables (art. 6.1.c RGPD).
  • La comunicació de dades a la RLT i el tractament posterior pel sindicat requereix complir l'obligació d'informar les persones treballadores (arts. 12, 13 i/o 14 RGPD).
  • Les excepcions de l'art. 9.2. b i d aixequen en tots dos casos la prohibició de tractar dades de categoria especial, en aquest cas les dades que revelin l'afiliació sindical.
• Principi de limitació de la finalitat (art. 5.1.b): les dades hauran de ser adequades, pertinents i limitades al que sigui necessari en relació amb les finalitats per a les quals són tractades, és a dir, no podran ser utilitzades amb finalitats diferents de les de l'exercici de les tasques representatives.
• Principi de minimització de dades (art. 5.1.c): l'ocupador no ha de cedir a la RLT, ni tractar, més dades de les imprescindibles per realitzar les seves funcions, per tant només cediran aquelles dades que requereixin el compliment dels deures que l'ET estableix a l'empresa. Si l'objectiu que l'acció sindical pretén es pot aconseguir sense tractar dades personals, és a dir, amb dades pseudonimitzades, cal procedir d'aquesta manera.
• Principi d'integritat i confidencialitat (art. 5.1.f): s'ha de garantir una seguretat adequada de les dades personals, inclosa la protecció contra el tractament no autoritzat o il·lícit i contra la seva pèrdua, destrucció o dany accidental, mitjançant l'aplicació de mesures tècniques o organitzatives apropiades.

L'article 65 de l'ET als seus apartats 2 i 3, la legislació de funció pública i l'article 10.3.1º de la Llei Orgànica 11/1985 de Llibertat Sindical (LOLS) preveuen el deure de confidencialitat i secret professional per part dels membres del Comitè d'Empresa i de les Juntes de Personal respecte a la informació a què accedeixen, per tant han de respectar la confidencialitat d'aquestes dades i tractar-les de manera que se'n garanteixi una seguretat adequada.

2.5. A quina informació personal hi poden tenir accés

La informació que pot cedir l'entitat als representants de les persones treballadores està regulada per l'article 64 de l'ET i la legislació de funció pública de manera que el Comitè d'Empresa o la Junta de Personal tenen dret a ser informats i consultats sobre les qüestions que puguin afectar les persones treballadores o empleades públiques, així com sobre la situació de l'entitat. Tot i això, els llistats d'aquesta informació són genèrics i no estableix de forma clara si ha d'incloure dades personals de les persones treballadores o empleades públiques, per posar alguns exemples:

• Estadístiques sobre l'índex d'absentisme i les causes.
  
• Els accidents de treball i les malalties professionals i les seves conseqüències.
• Índexs de sinistralitat.
• Estudis de medi ambient laboral i mecanismes de prevenció emprats.
• Ser informat per faltes molt greus imposades.
• Accés a la còpia bàsica dels contractes de treball.

Per valorar aquesta qüestió, les organitzacions també poden consultar els convenis col·lectius aplicables, ja que poden contenir disposicions específiques i/o addicionals sobre els drets d'informació i consulta que corresponen al Comitè d'Empresa o Junta de Personal.

De manera específica, l'AEPD ha indicat en diferents informes que, respecte del lliurament de documents de cotització al Comitè d'Empresa, tals com la Relació Nominal de Treballadors o RNT (antic TC2) i el document de Relació de Liquidació de Cotitzacions o RLC (antic TC1), aquest haurà de actuar amb la marc documents al tauler d'anuncis.

En el cas del descompte de la quota sindical, segons indica l'article 11.2 de la LOLS, s'exigeix el consentiment de la persona treballadora o empleada pública, per la qual cosa serà indispensable obtenir-lo perquè el sindicat sol·liciti a l'empresa les dades sobre el descompte de la quota, així com de les quotes impagades. Un cop s'hagi obtingut el consentiment, la comunicació al sindicat de les persones treballadores o empleades públiques a què corresponen aquestes quotes tindrà la base jurídica en el compliment d'una obligació legal del responsable.

El responsable haurà de limitar l'ús de les dades personals a la finalitat per a la qual s'han demanat, és a dir, cobrar la quota i transferir les quantitats a l'organització sindical i estaran obligades a facilitar la informació que afecti directament o indirectament les relacions laborals, excepte aquella que pertanyi a l'esfera de la intimitat de la persona treballadora o empleada pública.

L'AEPD ha recomanat en diversos informes que l'enviament d'informació a la RLT es faci de manera dissociada, pseudonimitzada o anonimitzada, sempre que això no impedeixi a la RLT de l'exercici de les seves funcions previstes a la llei.

2.6. Publicació de dades a taulers d'anunci

L'article 81 de l'ET, la legislació de funció pública i l'article 8.2 de la LOLS, reconeixen el dret dels representants unitaris i sindicals a disposar d'un tauler d'anuncis que permeti facilitar informació que pugui interessar les persones treballadores i empleades públiques i, en el cas del tauler d'anuncis dels delegats i les seccions sindicals, els afiliats al sindicat.

No hem de considerar només els taulers d'anuncis tradicionals, sinó també els taulers en línia, en els quals cal adoptar una sèrie de mesures de seguretat per garantir la seguretat de les dades que es publiquin.

La informació del tauler d'anuncis serà publicada en representació del sindicat, com a responsable del tractament, tenint en compte una sèrie d'aspectes per aplicar adequadament les normes i garantir els drets de les persones concernides:

• Només podran accedir al contingut de la informació els usuaris degudament legitimats, un tauler d'aquestes característiques mai no es pot col·locar en una zona de pas per a clients o proveïdors. En cas que el tauler sigui en línia, només hi podran accedir els usuaris registrats o bé ser penjat a la intranet de l'organització, però en cap cas aquesta informació pot ser accessible a persones que naveguin lliurement per internet.
• La informació publicada al tauler s'ha de limitar a l'estrictament necessària, i si cal la publicació d'una determinada resolució administrativa o judicial, s'ha d'anonimitzar les dades personals incloses.
• S'han d'implementar mesures per impedir l'accés a la informació que proporcionen els taulers d'anuncis a tercers no autoritzats, llevat que prevalguin les llibertats d'expressió i la informació pròpies de la llibertat sindical.

2.7. Comunicacions per correu electrònic

La RLT i els sindicats es troben legitimats per a l'enviament de correus electrònics amb informació sindical a les persones treballadores i empleades públiques, ja que constitueix un dret dels representants, emparat pel dret fonamental de llibertat sindical, tal com assenyala el Tribunal Constitucional al seu Sentència 281/2005, i l'AEPD en el seu informe jurídic 2008-0658. No obstant això, l'AEPD indica que cal tenir en compte les condicions següents:

• El correu electrònic que l'ocupador hauria de proporcionar als representants dels treballadors és el corporatiu, si és que se'n disposa. Aquest requisit és important ja que en cap cas se cedirà la direcció de comptes privats de la persona treballadora.
  Utilització de llistes de distribució, que permet que el sindicat remeti la informació a una adreça corporativa sense necessitat de cessió de dades personals. A més, ja que el sindicat ha de complir amb les previsions del RGPD, es podria incorporar la informació exigida per ambdues normatives als peus dels correus electrònics, donant la possibilitat de donar-se de baixa d'aquestes llistes als usuaris.
  Cal comunicar les dades estrictament necessàries i només per a les finalitats previstes.
  En cas de celebració d'eleccions sindicals, preval la llibertat sindical davant del dret a la protecció de dades que tenen els treballadors, en concret, davant del dret d'oposició al tractament de les seves dades. De manera que la pròpia celebració de les eleccions sindicals legitima les comunicacions de les dades censals necessàries per permetre al sindicat remetre informació i participar en el procés electoral.

2.8. Violència de gènere i assetjament a la feina

En tots dos casos, la necessitat de conèixer la identitat de la víctima i el presumpte assetjador, en moltes ocasions resulta imprescindible per a l'exercici de les tasques de representació sindical.

Si es donés el cas que l'assetjador és un representant dels treballadors, caldria que la resta dels integrants siguin coneixedors d'aquesta situació.

2.9. Períodes de consultes

Les dades que la RLT tracten durant els períodes de consultes tenen lloc abans de l'adopció de determinades decisions amb impacte en els empleats, com ara: trasllats, modificacions substancials de les condicions de treball, suspensions i acomiadaments col·lectius.

L'ET i el Reglament dels procediments d'acomiadament col·lectiu i de suspensió de contractes i reducció de jornada exigeixen que l'ocupador i la RLT celebrin un període de consultes abans de l'adopció de les decisions enumerades anteriorment.

Durant el període de consulta, és possible que tant l'ocupador com la representació sindical tractin un determinat tipus d'informació que pot incloure dades identificatives, personals o d'ocupació i, depenent del procediment en qüestió, es poden tractar més dades com l'edat, l'antiguitat o la productivitat a l'empresa de l'empleat afectat per aquesta mesura. Per això, durant el tractament d'aquestes dades, s'ha de garantir la confidencialitat emprant una sèrie de mesures com, per exemple, la minimització de les dades a proporcionar o el consentiment a l'hora de gravar les negociacions. Per part seva, la persona Treballadora té dret a impugnar la decisió empresarial i a sol·licitar el barem i els criteris utilitzats a través del dret d'informació sobre el tractament de les seves dades personals.

3. PROCESSOS ELECTORALS

Les eleccions sindicals es regulen, per a:

• Personal laboral: al RD Legislatiu 2/2015, pel qual s'aprova el text refós de la Llei de l'Estatut dels Treballadors (ET), i específicament al RD 1844/1994 pel qual s'aprova el Reglament d'Eleccions a Òrgans de Representació dels Treballadors a l'Empresa.
• Personal funcionari: al RD Legislatiu 5/2015, pel qual s'aprova el text refós de la Llei de l'Estatut Bàsic de l'Empleat Públic (EBEP), i específicament al RD 1846/1994 pel qual s'aprova el Reglament d'Eleccions als Òrgans de Representació del Personal al Servei de l'Administració General de l'Estat.

3.1. Finalitats

Comprèn els tractaments de dades personals necessàries per a la gestió control i seguiment dels processos electorals i de representació legal de les persones treballadores i empleades públiques i la promoció dels seus candidats en aquests processos.

3.2. Legitimació

La base jurídica que legitima aquests tractaments és que són necessaris per:

• El compliment de les obligacions legals derivades de la Llei Orgànica 11/1985, de Llibertat Sindical (LOLS) (art. 6.1.c RGPD).
  
• Satisfer l'interès legítim del sindicat del sindicat per comunicar les candidatures als qui formen part del cens electoral (art. 6.1.f RGPD)

3.3. Cens electoral

El cens electoral el regula els articles 74.3 del ET y 6 del RD 1844/1994,

establint quant a la seva elaboració que en el termini de 7 dies des de la recepció de l'escrit de promoció, l'empresa ha de remetre el Cens de persones treballadores (cens laboral) als qui hagin de constituir la Mesa Electoral, a l'efecte de determinar el nombre de representants a triar i elaborar el cens electoral.

Diferències entre cens laboral i cens electoral:

• Cens laboral: totes les persones treballadores de l'empresa o centre de treball amb independència de la seva antiguitat o el tipus de contracte que els hi vinculi.
• Cens electoral: les persones treballadores duna empresa, que el dia de la votació i en funció del tipus de contracte que tinguin, podran exercitar el seu dret a vot.

Quan es tracti d'eleccions per a Comitès d'Empresa, la llista d'electors i elegibles es farà pública als taulers d'anuncis durant un temps no inferior a 72 hores.

Respecte del personal funcionari, la regulació (art. 14 RD 1846/1994)

coincideix amb la del personal laboral de manera que l'administració en qüestió ha de facilitar el cens de funcionaris a la mesa electoral coordinadora que confeccionarà la llista d'electors.

En cas d'eleccions a Juntes de Personal, la llista es farà pública als taulers d'anuncis mitjançant la seva exposició durant un temps no inferior a 72 hores.

Per tant, de l'anàlisi de la normativa indicada, podem determinar que en tots dos casos (personal laboral i funcionari), la publicació del cens electoral té com a única formalitat la seva exposició als taulers d'anuncis, i no és obligatòria la notificació expressa als sindicats. Tot i això, encara que no hi ha obligació legal expressa, l'empresa o l'administració en qüestió pot facilitar el cens electoral als sindicats que han promocionat les eleccions i als que presentin candidatura.

La comunicació de dades personals per part de l'organització als sindicats estarà legitimada pel compliment d'obligacions legals que afecten l'entitat com a responsable del tractament (art. 6.1.c RGPD), és a dir, els convenis col·lectius (laboral) o la negociació col·lectiva (funcionari), en els termes previstos a l'ET o EBEP.

L'organització ha d'informar d'aquesta cessió de dades, que duu a terme per obligació legal, a les persones treballadores o funcionàries, quan se li facilita la informació sobre el tractament de les seves dades que normalment té lloc quan es formalitza la relació contractual, i encara que l'habitual sigui incloure a l'apartat de “Comunicació de dades”, l'afegitó “excepte per obligació legal”, que inclouria totes les que 13.1.e RGPD caldria informar dels destinataris o les categories de destinataris de les dades personals, en aquest cas, i com es podria donar el cas de cessió a més d'un sindicat, es podria incloure: “per obligació legal a organitzacions sindicals”.

Això sí, la cessió s'ha de dur a terme ometent o pseudonimitzant les dades que apareixen al cens que no siguin necessàries per a les funcions del sindicat (acció sindical), per exemple, el DNI, i pel mitjà que estimin convenient, fins i tot el correu electrònic quan no existeixi una altra fórmula (per exemple presencialment, en mà, amb rebre'n signat), adoptant-ne.

El sindicat receptor del cens ha de tenir en compte que no podrà utilitzar aquestes dades amb finalitats diferents de les de l'exercici de les seves tasques representatives.

Per tant, una organització pot facilitar el cens electoral als sindicats que han promocionat les eleccions i als que presentin candidatura, ometent, anonimitzant o pseudonimitzant les dades personals que hi apareixen que no siguin necessàries per a les funcions del sindicat.

4. GESTIÓ DE L'AFILIACIÓ

4.1. Finalitats

Comprèn els tractaments de dades personals necessàries per a la tramitació de l'alta i baixa de l'afiliació, l'emissió del carnet, la gestió i el cobrament de la quota sindical, l'exercici dels drets i les obligacions derivats dels estatuts i l'enviament d'informació d'interès sindical a l'afiliat.

4.2. Legitimació

La base jurídica que legitima aquests tractaments és que són necessaris per a:

• Els serveis que el sindicat presta als seus afiliats, és a dir, per a la relació contractual d'afiliació entre la persona afiliada i el sindicat (art. 6.1.b RGPD).
• El compliment de les obligacions legals derivades de la Llei Orgànica 11/1985, de Llibertat Sindical (LOLS) (art. 6.1.c RGPD).
• Satisfer l'interès legítim perseguit pel sindicat d'atendre i defensar els drets dels seus afiliats (art. 6.1.f RGPD)

4.3. Dades de categoria especial

Respecte al tractament de dades personals que revelin l'afiliació sindical, en ser una dada de categoria especial, l'aixecament de la prohibició de tractar-les en aquest cas es basa que és necessari per a l'exercici de les activitats legítimes del sindicat adoptant les degudes garanties i sempre que el tractament es refereixi exclusivament als membres actuals o antics del sindicat oa persones que mantinguin personals no es comuniquin fora d'ells sense el consentiment dels interessats; (art. 9.2.d RGPD).

5. PRESTACIÓ DE SERVEIS JURÍDICS

5.1. Finalitats

Comprèn els tractaments necessaris per a la gestió dels encàrrecs d'assessorament i defensa jurídica sol·licitats pels afiliats, el cobrament dels serveis esmentats i l'enviament de comunicacions relacionades amb aquests.

5.2. Legitimació

La base jurídica que legitima aquests tractaments és que són necessaris per a:

• L'execució o el manteniment de la relació contractual derivada de la prestació del servei jurídic sol·licitat o encarregat (art. 6.1.b RGPD)

5.3. Dades de categoria especial

Pel que fa al tractament de dades personals de categoria especial, l'aixecament de la prohibició de tractar-les en aquest cas es donarà quan sigui necessari per a la formulació, l'exercici o la defensa de reclamacions judicials o extrajudicials (art. 9.2.f RGPD).

5.4. Dades de naturalesa penal

Quan sigui el cas, només seran duts a terme per advocats i procuradors i amb l'única finalitat de recollir la informació facilitada pels afiliats per a l'exercici de les seves funcions:

• Els tractaments de dades referits a condemnes i infraccions penals, així com a procediments i mesures cautelars i de seguretat connexes (art. 10.3 LOPDGDD)
• Els tractaments de dades referides a infraccions i sancions administratives (art. 27 LOPDGDD).

6. FORMACIÓ

6.1. Finalitats

Comprèn els tractaments necessaris per a la gestió i el control de les activitats formatives organitzades pel sindicat, inclòs el manteniment de l'historial acadèmic de la persona participant.

6.2. Legitimació

La base jurídica que legitima aquests tractaments és que són necessaris per a:

• L'execució o el manteniment de la relació contractual establerta amb la inscripció a l'activitat formativa (art. 6.1.b RGPD).

7. PERSONES TREBALLADORES DEL SINDICAT

7.1. Finalitats

Com qualsevol altre ocupador, el sindicat tracta les dades personals de les pròpies persones treballadores per a la gestió de la relació laboral, és a dir selecció i contractació, elaboració de nòmines i cotització a la Seguretat Social, prevenció de riscos laborals, registre de jornada o formació interna, entre altres finalitats.

7.2. Legitimació

Les bases jurídiques que legitimen aquests tractaments és que són necessaris per a:

• L'execució de la relació contractual laboral establerta a través del contracte de treball (art. 6.1.b RGPD).
• El compliment de les obligacions legals que l'incumbeixen com a ocupador (art. 6.1.c RGPD).