Tratamiento de datos personales en el desarrollo de la actividad sindical

PRINCIPALES TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES LLEVADOS A CABO POR LAS ORGANIZACIONES SINDICALES

1. INTRODUCCIÓN

Las organizaciones sindicales, en el ejercicio de las funciones que les reconoce la Ley Orgánica 11/1985, de 2 de agosto, de Libertad Sindical (LOLS), llevan a cabo múltiples tratamientos de datos personales que las convierten en responsables del tratamiento y las sujetan al cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD), y de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

Estos tratamientos afectan a distintos colectivos de personas y presentan particularidades propias de la actividad sindical, su propio personal contratado, sus afiliados, los usuarios de su asesoría jurídica, los intervinientes en sus actividades formativas, y principalmente las personas trabajadoras y empleadas públicas en general en su labor de representación y defensa de los intereses de dicho colectivo como representantes de las mismas.

En los puntos siguientes analizamos las finalidades, las bases jurídicas de legitimación y las garantías que deben observarse en los principales tratamientos de datos personales llevados a cabo por las organizaciones sindicales, centrándonos principalmente, en el punto 2, en el tratamiento de datos personales de personas trabajadoras y empleadas públicas en general que supone la acción sindical.

2. COMITÉS DE EMPRESA Y JUNTAS DE PERSONAL

Muchas organizaciones se plantean si deben suscribir contratos de encargo del tratamiento con los representantes legales de las personas trabajadoras (RLT), es decir con los Comités de Empresa (privada) o Juntas de Personal (AAPP) y/o sus delegados sindicales, dado su acceso a los datos personales de las Personas trabajadoras o empleadas públicas que conforman las plantillas de las mismas.

No procede suscribir ni un contrato de encargo (art. 28 RGPD) ni es necesario un contrato de cesión de datos con la RLT. De hecho, jurídicamente no sería posible, dado que la RLT carece de personalidad jurídica y, por tanto, de capacidad para ser sujeto de deberes y obligaciones, no estando legitimado para suscribir contratos de ningún tipo.

Al recibir la información personal que solicita la RLT, los sindicatos a los que representan se convierten en destinatarios o cesionarios de dichos datos, y responsables del tratamiento de los mismos, adquiriendo para los tratamientos que vayan a llevar a cabo con dichos datos todas las obligaciones que establece el RGPD para cualquier responsable.

2. 1. Finalidades

Sindicato:

• Representación y defensa de los intereses del conjunto de las personas trabajadoras o empleadas públicas, en el cumplimiento de sus obligaciones legales y el ejercicio de sus derechos como representantes de las mismas.

Entidad empleadora:

• Comunicación de los datos personales a la RLT en cumplimiento de obligaciones legales que afectan a la entidad como responsable del tratamiento (art. 6.1.c RGPD).

2.2. Legitimación

La base jurídica que legitima estos tratamientos es que son necesarios para:

Sindicato

• El cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de la Ley Orgánica 11/1985, de Libertad Sindical (LOLS) (art. 6.1.c RGPD).

Entidad empleadora:

• El cumplimiento de obligaciones legales que afectan a la entidad como responsable del tratamiento en los convenios colectivos, en los términos previstos en el artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores (ET) o en la legislación de función pública y conforme al artículo 88.1 del RGPD (art. 6.1.c RGPD).

2.3. Datos de categoría especial

En determinadas circunstancias también se podrán comunicar datos de categoría especial (art. 9.1. RGPD), concretamente datos personales que revelen la afiliación sindical, en estos casos pueden ser tratados al amparo de las siguientes excepciones del art. 9.2 RGPD:

Sindicato:

• Es necesario para el ejercicio de las actividades legítimas del sindicato adoptando las debidas garantías y siempre que el tratamiento se refiera exclusivamente a los miembros actuales o antiguos del sindicato o a personas que mantengan contactos regulares con ellos en relación con sus fines y siempre que los datos personales no se comuniquen fuera de ellos sin el consentimiento de los interesados (art. 9.2.d RGPD).

Entidad empleadora:

• Es necesario para el ejercicio de derechos específicos de las personas trabajadoras o empleadas públicas en el ámbito del Derecho laboral (art. 9.2.b RGPD).

2.4. Principios relativos al tratamiento

El tratamiento de estos datos personales debe estar regido por el cumplimiento de los principios relativos al tratamiento de los datos personales (art. 5 RGPD) y especialmente:

• Principio de licitud, lealtad y transparencia (art. 5.1.a):
  • Se debe contar con una base jurídica que legitime la cesión de datos por parte de la empresa y el posterior tratamiento por parte de la RLT y en consecuencia del sindicato, como hemos visto en ambos casos las obligaciones legales impuestas a ambos responsables (art. 6.1.c RGPD)
  • La comunicación de datos a la RLT y el posterior tratamiento por el sindicato requiere cumplir la obligación de informar a las personas trabajadoras (arts. 12, 13 y/o 14 RGPD).
  • Las excepciones del art. 9.2. b y d levantan en ambos casos la prohibición de tratar datos de categoría especial, en este caso los datos que revelen la afiliación sindical.
• Principio de limitación de la finalidad (art. 5.1.b): los datos deberán ser adecuados, pertinentes y limitados a lo que sea necesario en relación con las finalidades para las que son tratados, es decir no podrán ser utilizados con finalidades distintas a las del ejercicio de las tareas representativas.
• Principio de minimización de datos (art. 5.1.c): el empleador no debe ceder a la RLT, ni esta tratar, más datos de los imprescindibles para realizar sus funciones, por tanto solo cederán aquellos datos que requieran el cumplimiento de los deberes que el ET establece a la empresa. Si el objetivo que la acción sindical pretende se puede lograr sin tratar datos personales, es decir con datos seudonimizados, se debe proceder de esa forma.
• Principio de integridad y confidencialidad (art. 5.1.f): se debe garantizar una seguridad adecuada de los datos personales, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas técnicas u organizativas apropiadas.

El artículo 65 del ET en sus apartado 2 y 3 , la legislación de función pública y el artículo 10.3.1º de la Ley Orgánica 11/1985 de Libertad Sindical (LOLS) prevén el deber de confidencialidad y secreto profesional por parte de los miembros del Comité de Empresa y de las Juntas de Personal respecto a la información a la que acceden, por tanto deben respetar la confidencialidad de esos datos y tratarlos de tal manera que se garantice una seguridad adecuada de los mismos.

2.5. A qué información personal pueden tener acceso

La información que puede ceder la entidad a los representantes de las Personas trabajadoras está regulada por el artículo 64 del ET y la legislación de función pública de manera que el Comité de Empresa o la Junta de Personal tendrán derecho a ser informados y consultados sobre aquellas cuestiones que puedan afectar a las personas trabajadoras o empleadas públicas, así como sobre la situación de la entidad. Sin embargo, los listados de esta información son genéricos y no establece de forma clara si debe incluir datos personales de las personas trabajadoras o empleadas públicas, por poner algunos ejemplos:

• Estadísticas sobre el índice de absentismo y sus causas.
• Los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y sus consecuencias.
• Índices de siniestralidad.
• Estudios de medio ambiente laboral y mecanismos de prevención utilizados.
• Ser informado por faltas muy graves impuestas.
• Acceso a la copia básica de los contratos de trabajo.

Para valorar esta cuestión, las organizaciones pueden consultar también los convenios colectivos aplicables, ya que pueden contener disposiciones específicas y/o adicionales sobre los derechos de información y consulta que corresponden al Comité de Empresa o Junta de Personal.

De manera específica, la AEPD ha indicado en distintos informes que, respecto de la entrega de documentos de cotización al Comité de Empresa, tales como la Relación Nominal de Trabajadores o RNT (antiguo TC2) y el documento de Relación de Liquidación de Cotizaciones o RLC (antiguo TC1), el mismo deberá actuar en el marco de sus funciones, con la información limitada y con la prohibición de publicar dichos documentos en el tablón de anuncios.

En el caso del descuento de la cuota sindical, según se indica en el artículo 11.2 de la LOLS, se exige el consentimiento de la persona trabajadora o empleada pública, por lo que será indispensable obtenerlo para que el sindicato solicite a la empresa los datos sobre el descuento de la cuota, así como de las cuotas impagadas. Una vez se haya obtenido el consentimiento, la comunicación al sindicato de las personas trabajadoras o empleadas públicas a las que corresponden dichas cuotas tendrá su base jurídica en el cumplimiento de una obligación legal del responsable.

El responsable deberá limitar el uso de los datos personales a la finalidad para la que se han recabado, es decir, cobrar la cuota y transferir las cantidades a la organización sindical y estarán obligadas a facilitar la información que afecte directa o indirectamente a las relaciones laborales, excepto aquella que pertenezca a la esfera de la intimidad de la persona trabajadora o empleada pública.

La AEPD ha recomendado en varios informes que el envío de información a la RLT se realice de manera disociada, seudonimizada o anonimizada, siempre que ello no impida a la RLT del ejercicio de sus funciones previstas en la ley.

2.6. Publicación de datos en tablones de anuncio

El artículo 81 del ET, la legislación de función pública y el artículo 8.2 de la LOLS, reconocen el derecho de los representantes unitarios y sindicales a disponer de un tablón de anuncios que permita facilitar información que pueda interesar a las personas trabajadoras y empleadas públicas y, en el caso del tablón de anuncios de los delegados y secciones sindicales, a los afiliados al sindicato.

No debemos considerar solo los tablones de anuncios tradicionales, sino también los tablones online, en los cuales se deben adoptar una serie de medidas de seguridad para garantizar la seguridad de los datos que se publiquen.

La información del tablón de anuncios será publicada en representación del sindicato, como responsable del tratamiento, teniendo en cuenta una serie de aspectos con el fin de aplicar adecuadamente las normas y garantizar los derechos de las personas concernidas:

• Solo podrán acceder al contenido de la información los usuarios debidamente legitimados, un tablón de estas características nunca puede colocarse en una zona de paso para clientes o proveedores. En el caso de que el tablón sea online, solo podrán acceder los usuarios registrados o bien ser colgado en la intranet de la organización, pero en ningún caso esa información puede ser accesible a personas que naveguen libremente por internet.
• La información publicada en el tablón debe limitarse a la estrictamente necesaria, y si fuera necesaria la publicación de una determinada resolución administrativa o judicial, debe procederse a la anonimización de los datos personales incluidos.
• Deben implementarse medidas para impedir el acceso a la información que proporcionan los tablones de anuncios a terceros no autorizados, salvo que prevalezcan las libertades de expresión e información propias de la libertad sindical.

2.7. Comunicaciones por correo electrónico

La RLT y los sindicatos se encuentran legitimados para el envío de correos electrónicos con información sindical a las personas trabajadoras y empleadas públicas, ya que constituye un derecho de los representantes, amparado por el derecho fundamental de libertad sindical, tal y como señala el Tribunal Constitucional en su Sentencia 281/2005, y la AEPD en su informe jurídico 2008-0658. Sin embargo, la AEPD indica que deben tenerse en cuenta las siguientes condiciones:

• El correo electrónico que el empleador debería proporcionar a los representantes de los trabajadores es el corporativo, si es que se dispone del mismo. Este requisito es importante ya que en ningún caso se cederá la dirección de cuentas privadas de la persona trabajadora.
• Utilización de listas de distribución, que permite que el sindicato remita la información a una dirección corporativa sin necesidad de cesión de datos personales. Además, ya que el sindicato debe cumplir con las previsiones del RGPD, se podría incorporar la información exigida por ambas normativas en los pies de los correos electrónicos, dando la posibilidad de darse de baja de dichas listas a los usuarios.
• Se deben comunicar los datos estrictamente necesarios y sólo para las finalidades previstas.
• En el supuesto de celebración de elecciones sindicales, prevalece la libertad sindical frente al derecho a la protección de datos que tienen los trabajadores, en concreto, frente al derecho de oposición al tratamiento de sus datos. De tal manera, que la propia celebración de las elecciones sindicales legitima las comunicaciones de los datos censales necesarios para permitir al sindicato remitir información y participar en el proceso electoral.

2.8. Violencia de género y acoso en el trabajo

En ambos casos, la necesidad de conocer la identidad de la víctima y presunto acosador, en muchas ocasiones resulta imprescindible para el ejercicio de las labores de representación sindical.

Si se diera el caso de que el acosador es un representante de los trabajadores, sería necesario que el resto de los integrantes sean conocedores de esa situación.

2.9. Periodos de consultas

Los datos que la RLT tratan durante los periodos de consultas tienen lugar antes de la adopción de determinadas decisiones con impacto en los empleados, tales como: traslados, modificaciones sustanciales de las condiciones de trabajo, suspensiones y despidos colectivos.

El ET y el Reglamento de los procedimientos de despido colectivo y de suspensión de contratos y reducción de jornada, exigen que el empleador y la RLT celebren un periodo de consultas antes de la adopción de las decisiones anteriormente enumeradas.

Durante el periodo de consulta, es posible que, tanto el empleador como la representación sindical, traten un determinado tipo de información que puede incluir datos identificativos, personales o de empleo y, dependiendo del procedimiento en cuestión, pueden tratarse más datos tales como la edad, antigüedad o productividad en la empresa del empleado afectado por esa medida. Por lo que, durante el tratamiento de dichos datos, se debe garantizar la confidencialidad empleando una serie de medidas como, por ejemplo, la minimización de los datos a proporcionar o el consentimiento a la hora de grabar las negociaciones. Por su parte, la persona Trabajadora tiene derecho a impugnar la decisión empresarial y a solicitar el baremo y los criterios utilizados a través del derecho de información sobre el tratamiento de sus datos personales.

3. PROCESOS ELECTORALES

Las elecciones sindicales se regulan, para el:

• Personal laboral: en el RD Legislativo 2/2015, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (ET), y específicamente en el RD 1844/1994 por el que se aprueba el Reglamento de Elecciones a Órganos de Representación de los Trabajadores en la Empresa.
• Personal funcionario: en el RD Legislativo 5/2015, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público (EBEP), y específicamente en el RD 1846/1994 por el que se aprueba el Reglamento de Elecciones a los Órganos de Representación del Personal al Servicio de la Administración General del Estado

3.1. Finalidades

Comprende los tratamientos de datos personales necesarios para la gestión control y seguimiento de los procesos electorales y de representación legal de las personas trabajadoras y empleadas públicas y la promoción de sus candidatos en dichos procesos.

3.2. Legitimación

La base jurídica que legitima estos tratamientos es que son necesarios para:

• El cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de la Ley Orgánica 11/1985, de Libertad Sindical (LOLS) (art. 6.1.c RGPD).
• Satisfacer el interés legítimo del sindicato del sindicato para comunicar sus candidaturas a quienes forman parte del censo electoral (art. 6.1.f RGPD)

3.3. Censo electoral

El censo electoral lo regula los artículos 74.3 del ET y 6 del RD 1844/1994, estableciendo en cuanto a su elaboración que en el término de 7 días desde la recepción del escrito de promoción, la empresa remitirá el Censo de personas trabajadoras (censo laboral) a quienes deban constituir la Mesa Electoral, a los efectos de determinar el número de representantes a elegir y elaborar el censo electoral.

Diferencias entre censo laboral y censo electoral:

• Censo laboral: todas las personas trabajadoras de la empresa o centro de trabajo con independencia de su antigüedad o el tipo de contrato que les vincule a la misma.
• Censo electoral: las personas trabajadoras de una empresa, que el día de la votación y en función del tipo de contrato que tengan, podrán ejercitar su derecho a voto.

Cuando se trate de elecciones para Comités de Empresa, la lista de electores y elegibles se hará pública en los tablones de anuncios durante un tiempo no inferior a 72 horas.

Respecto del personal funcionario, la regulación (art. 14 RD 1846/1994) coincide con la del personal laboral de forma que la administración en cuestión debe facilitar el censo de funcionarios a la mesa electoral coordinadora que confeccionará la lista de electores.

En caso de elecciones a Juntas de Personal, la lista se hará pública en los tablones de anuncios mediante su exposición durante un tiempo no inferior a 72 horas.

Por tanto, del análisis de la normativa indicada, podemos determinar que en los dos casos (personal laboral y funcionario), la publicación del censo electoral tiene como única formalidad su exposición en los tablones de anuncios, no siendo obligatoria la notificación expresa a los sindicatos. Sin embargo, aunque no hay obligación legal expresa, la empresa o la administración en cuestión puede facilitar el censo electoral a los sindicatos que han promocionado las elecciones y a los que presenten candidatura.

La comunicación de datos personales por parte de la organización a los sindicatos estará legitimada por el cumplimiento de obligaciones legales que afectan a la entidad como responsable del tratamiento (art. 6.1.c RGPD), esto es los convenios colectivos (laboral) o la negociación colectiva (funcionario), en los términos previstos en el ET o EBEP.

La organización debe informar de esta cesión de datos, que lleva a cabo por obligación legal, a las personas trabajadoras o funcionarias, cuando se le facilita la información sobre el tratamiento de sus datos que normalmente tiene lugar cuando se formaliza la relación contractual, y aunque lo habitual sea incluir en el apartado de “Comunicación de datos” la coletilla “salvo por obligación legal”, que incluiría todas las que se hagan por este motivo, para cumplir con lo establecido en el artículo 13.1.e RGPD habría que informar de los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales, en este caso, y como podría darse el caso de cesión a más de un sindicato, podría incluirse: “por obligación legal a organizaciones sindicales”.

Eso sí, la cesión se debe llevar a cabo omitiendo o seudonimizando los datos que aparecen en el censo que no sean necesarios para las funciones del sindicato (acción sindical), por ejemplo, el DNI, y por el medio que estimen conveniente, incluso el correo electrónico cuando no exista otra fórmula (por ejemplo presencialmente, en mano, con recibí firmado del mismo), adoptando las medidas de seguridad oportunas.

El sindicato receptor del censo debe tener en cuenta que no podrá utilizar esos datos con finalidades distintas a las del ejercicio de sus tareas representativas.

Por tanto, una organización puede facilitar el censo electoral a los sindicatos que han promocionado las elecciones y a los que presenten candidatura, omitiendo, anonimizando o seudonimizando los datos personales que aparecen en el mismo que no sean necesarios para las funciones del sindicato.

4. GESTIÓN DE LA AFILIACIÓN

4.1. Finalidades

Comprende los tratamientos de datos personales necesarios para la tramitación del alta y baja de la afiliación, la emisión del carné, la gestión y cobro de la cuota sindical, el ejercicio de los derechos y obligaciones derivados de los estatutos y el envío de información de interés sindical al afiliado.

4.2. Legitimación

La base jurídica que legitima estos tratamientos es que son necesarios para:

• Los servicios que el sindicato presta a sus afiliados, es decir para la relación contractual de afiliación entre la persona afiliada y el sindicato (art. 6.1.b RGPD).
• El cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de la Ley Orgánica 11/1985, de Libertad Sindical (LOLS) (art. 6.1.c RGPD).
• Satisfacer el interés legítimo perseguido por el sindicato de atender y defender los derechos de sus afiliados (art. 6.1.f RGPD)

4.3. Datos de categoría especial

Respecto al tratamiento de datos personales que revelen la afiliación sindical, al ser un dato de categoría especial, el levantamiento de la prohibición de tratarlos en este caso se basa en que es necesario para el ejercicio de las actividades legítimas del sindicato adoptando las debidas garantías y siempre que el tratamiento se refiera exclusivamente a los miembros actuales o antiguos del sindicato o a personas que mantengan contactos regulares con ellos en relación con sus fines y siempre que los datos personales no se comuniquen fuera de ellos sin el consentimiento de los interesados; (art. 9.2.d RGPD).

5. PRESTACIÓN DE SERVICIOS JURÍDICOS

5.1. Finalidades

comprende los tratamientos necesarios para la gestión de los encargos de asesoramiento y defensa jurídica solicitados por los afiliados, el cobro de dichos servicios y el envío de comunicaciones relacionadas con los mismos.

5.2. Legitimación

La base jurídica que legitima estos tratamientos es que son necesarios para:

• La ejecución o mantenimiento de la relación contractual derivada de la prestación del servicio jurídico solicitado o encargado (art. 6.1.b RGPD)

5.3. Datos de categoría especial

Respecto al tratamiento de datos personales de categoría especial el levantamiento de la prohibición de tratarlos en este caso se dará cuando resulte necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones judiciales o extrajudiciales (art. 9.2.f RGPD)

5.4. Datos de naturaleza penal

Cuando sea el caso, solo serán llevados a cabo por abogados y procuradores y con la única finalidad de recoger la información facilitada por los afiliados para el ejercicio de sus funciones:

• Los tratamientos de datos referidos a condenas e infracciones penales, así como a procedimientos y medidas cautelares y de seguridad conexas (art. 10.3 LOPDGDD)
• Los tratamientos de datos referidos a infracciones y sanciones administrativas (art. 27 LOPDGDD).

6. FORMACIÓN

6.1. Finalidades

Comprende los tratamientos necesarios para la gestión y control de las actividades formativas organizadas por el sindicato, incluido el mantenimiento del historial académico de la persona participante.

6.2. Legitimación

La base jurídica que legitima estos tratamientos es que son necesarios para:

• La ejecución o mantenimiento la relación contractual establecida con la inscripción en la actividad formativa (art. 6.1.b RGPD).

7. PERSONAS TRABAJADORAS DEL SINDICATO

7.1. Finalidades

Como cualquier otro empleador, el sindicato trata los datos personales de sus propias personas trabajadoras para la gestión de la relación laboral, es decir selección y contratación, elaboración de nóminas y cotización a la Seguridad Social, prevención de riesgos laborales, registro de jornada o formación interna, entre otras finalidades.

7.2. Legitimación

Las bases jurídicas que legitiman estos tratamientos es que son necesarios para:

• La ejecución de la relación contractual laboral establecida a través del contrato de trabajo (art. 6.1.b RGPD).
• El cumplimiento de las obligaciones legales que le incumben como empleador (art. 6.1.c RGPD).