Dret d'accés d'un participant al vostre examen professional en un procés de selecció
Té un participant en un procés de selecció dret a obtenir una còpia de les seves respostes a l'examen professional i de les anotacions de l'examinador en relació amb aquestes respostes?
1. Respostes a l'examen i anotacions de l'examinador com a dada personal
La sentència del Tribunal de Justícia de la Unió Europea (TJUE) a l'assumpte C-434/16 va clarificar que les respostes d'un candidat en un examen, així com les anotacions de l'examinador sobre aquestes respostes, són dades personals i, per tant, és aplicable la normativa que regula aquest àmbit, és a dir, el RGPD.
Per al TJUE l'ús de l'expressió "tota informació" que inclou la definició del concepte de “dada personal” (art. 4.1 RGPD) respon a l'objectiu del legislador de donar un sentit ampli a aquest concepte i no cenyir-lo només a les dades identificatives o relacionades amb la intimitat de la persona, sinó també a qualsevol tipus d'opinions que tant a objectiva com a persona, en forma sempre subjectiva, en forma tracti. Aquest últim requisit es compleix quan pel seu contingut, finalitat o efectes, la informació està relacionada amb una persona determinada.
Per tant, el TJUE fonamenta aquesta consideració en tres pilars essencials que vinculen el contingut de la prova directament amb la identitat i l'esfera privada del candidat:
- Les respostes no són dades objectives; reflecteixen el nivell de coneixements, la capacitat i, en molts casos, el procés de pensament del candidat. A més, en exàmens manuscrits, la pròpia cal·ligrafia constitueix una dada personal.
- La finalitat de recopilar aquestes respostes és avaluar l'aptitud professional d'una persona específica.
- El resultat de l'examen té un impacte directe en els drets i interessos del candidat, condicionant-ne l'accés a una professió, progressió laboral o estatus socioeconòmic.
2. Dret d'accés
En conseqüència, en ser considerades dades personals, d'acord amb el que estableix l'art. 15 RGPD el candidat pot exercir el seu dret d'accés i en pot sol·licitar una còpia tant de les respostes com dels comentaris realitzats per l'avaluador sobre aquestes, atès que l'apartat 3 del referit art. 15 estableix que el responsable del tractament ha de facilitar una còpia de les dades personals objecte de tractament.
3. Límits i restriccions de dret d'accés
Tot i que el dret d'accés és fonamental, no és un dret absolut. Com hem analitzat anteriorment al nostre article sobre el dret d'accés, el seu exercici s'ha de ponderar davant d'altres drets legítims. L'article 15.4 del RGPD estableix que el dret a obtenir una còpia no ha d'afectar negativament els drets i les llibertats de tercers. Això inclou, de manera específica, els secrets comercials o la propietat intel·lectual i, en particular, els drets de propietat intel·lectual que protegeixen programes informàtics (en aquest cas, per exemple, el programari d'avaluació).
És important assenyalar que l'existència d'aquests límits no justifica una denegació total de la sol·licitud. Només donaria lloc a l'exclusió o la il·legibilitat d'aquelles parts que puguin tenir efectes negatius per als drets i les llibertats d'altres, és a dir si una part afecta tercers, s'ha de procedir a la seva exclusió o anonimització, facilitant la resta de la informació a l'interessat.
Per tant, el dret d'accés:
- No és un dret il·limitat.
- No pot afectar negativament drets i llibertats de tercers.
- S'ha de ponderar amb el secret empresarial o la confidencialitat interna.
4. Informació que ha de quedar exclosa
Per garantir el compliment normatiu i protegir la confidencialitat interna, no s'han de facilitar:
- Dades de tercers: informació personal d'altres candidats o comparatives nominatives.
- Identitat dels avaluadors: anotacions que revelin qui va fer la correcció, llevat que sigui estrictament necessari per a la transparència del procés.
- Estratègia empresarial: informació sobre metodologies d'avaluació interna o criteris de negoci que no vinculin directament l'exercici del candidat amb el resultat.