Uso de mensajería instantánea en las organizaciones


Manuel Castilleja Toscano     16/12/2022

Las entidades (empresas o autónomo/as) que quieran utilizar una app de mensajería instantánea deberán utilizar las versiones profesionales, por ejemplo, en el caso de WhatsApp, WhatsApp Business y no WhatsApp Messenger, que está diseñada para comunicaciones personales. En esta última, WhatsApp es responsable del tratamiento de los datos de los usuarios; en la primera, WhatsApp es encargado de tratamiento de la entidad que la utiliza.

Es recomendable que solamente se usen estas aplicaciones de mensajería como canal de comunicación a nivel informativo o como envío de publicidad, no como medio para compartir datos personales o información confidencial. Ya que se escapan del control de la entidad que las usa, al depender de la política de privacidad de la propia aplicación, que en algunos casos supone transferencias de datos a EEUU, con el consiguiente riesgo, y necesidad de comprobar la licitud de las mismas.

Cuando se pretendan realizar comunicaciones comerciales por medio de una aplicación de mensajería instantánea, se deberá cumplir con el RGPD y con la LSSI.

RGPD: contar con legitimación para hacerlo (consentimiento o interés legítimo) y facilitar la información del tratamiento conforme al artículo 13 del RGPD, informando al destinatario sobre la identidad del responsable, los fines y la base jurídica en que se basan, plazos de conservación, destinatarios si los hubiese, ejercicio de derechos.

LSSI: no se pueden enviar comunicaciones comerciales a través de estas aplicaciones de mensajería instantánea, que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de estas, salvo cuando exista una relación contractual previa, los datos se hayan obtenido de manera lícita y sean empleados para el envío de comunicaciones comerciales referentes a productos o servicios de la propia empresa similares a los ya contratados. Se debe ofrecer la posibilidad al destinatario de oponerse al tratamiento de sus datos con fines comerciales mediante un procedimiento sencillo y gratuito, tanto en el momento de la recogida como en cualquiera de las comunicaciones.

Posibilidades que ofrecen las aplicaciones de mensajería instantánea, y diferencias entre ellas:

1. Chats privados:

Los mensajes son bidireccionales, pero solo se envían a un destinatario cada vez.

2. Grupos:

Todos los integrantes del grupo pueden remitir y recibir mensajes que verán todos los componentes del mismo. Si una entidad crea un grupo de mensajería instantánea debe solicitar el consentimiento a todos los miembros que quiera incluir en el mismo, ya que su inclusión, supondrá compartir sus datos personales con el resto de miembros del grupo, esto supone por tanto un tratamiento de datos personales (cesión de datos) cuya única legitimación posible es el consentimiento, además se debe facilitar toda la información relativa a este tratamiento conforme al art. 13 RGPD, incluyendo la posibilidad de revocar el consentimiento en cualquier momento.

Un grupo de mensajería creado entre las personas trabajadoras de una entidad por propia iniciativa de dichas personas se consideraría realizado en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas y no se vería afectado por la normativa de protección de datos.

3. Listas de difusión:

La alternativa para no tener que solicitar el consentimiento, y poder del mismo modo con un solo mensaje llegar a más de un destinatario son las listas de difusión, ya que no suponen que se compartan los datos personales de los integrantes de la lista entre ellos, por tanto, la inclusión en las mismas, al contrario que en el caso de los grupos no supone tratamiento de datos personales alguno. De hecho, los integrantes de una lista de difusión no saben si el mensaje que recibieron se envió a través de una lista de difusión o de un chat directo, ni pueden ver los otros contactos en la lista de difusión. La respuesta de cada destinatario solo llega al creador de la lista de difusión, tampoco la ven el resto de componentes.

4. Canal de difusión:

La principal diferencia con un grupo o una lista de difusión es que hay un emisor (administrador) y muchos destinatarios, pero estos no pueden responder. Es unidireccional y solo los administradores pueden dar información. Tipos de canales:

  • Privados: no están disponibles en la búsqueda de la aplicación. Su acceso es limitado y para poder entrar, el suscriptor debe tener un enlace que le facilitará el propietario o administrador del canal. Es la solución perfecta para enviar información a un grupo de personas cerrado y sin que puedan tener acceso a ella otras personas que utilicen la herramienta.
  • Públicos: son aquellos en los que todo el mundo puede ver las publicaciones, incluso aunque no pertenezcan o se hayan suscrito al canal. Está disponible y visible en la búsqueda y tiene su propia dirección o enlace.

En el caso de suscripción se debe facilitar la información para el tratamiento de datos que supone la misma conforme al artículo 13 RGPD, incluyéndola por ejemplo en un "mensaje fijado" del canal.

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