Tratamientos de datos de personas fallecidas
1. Ámbito de aplicación
Dado que los principios de la protección de datos deben aplicarse a toda la información relativa a una persona física identificada o identificable (Cdo. 26 RGPD) y las personas fallecidas dejan de ser personas físicas según el Derecho Civil, el Reglamento (UE) 2016/67 (RGPD) no se aplica a la protección de datos de personas fallecidas, ni siquiera a los tratamientos de datos de personas fallecidas realizados con fines de archivo, de investigación histórica, incluyendo la investigación para fines genealógicos.
No obstante, el RGPD establece en su Cdo. 27 que los Estados miembros son competentes para establecer normas relativas al tratamiento de los datos de las personas fallecidas, y en el caso de España la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) permite el ejercicio de determinados derechos, tras el fallecimiento de una persona, respecto a sus datos personales.
2. Conservación de los datos de las personas fallecidas
El principio que rige la conservación de los datos personales es el de limitación del plazo de conservación (art. 5.1.e RGPD) que establece que solo deben ser conservados durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recabados.
Por tanto en el caso de los datos de la persona fallecida, y puesto que se entiende la finalidad principal extinguida, solo podrán ser conservados, después de que el responsable del tratamiento tenga constancia del fallecimiento de la persona, si conforme al art. 6.1.c) RGPD la conservación es necesaria para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento (historias clínicas, registros contables o tributarios, etc.)
Una vez finalizados los plazos legales de conservación, se deberá proceder a su eliminación definitiva.
3. Derechos sobre los datos de las personas fallecidas
La LOPDGDD en su art. 3 establece que podrán dirigirse al responsable o encargado del tratamiento al objeto de solicitar el acceso a los datos personales de la persona fallecida y, si fuese el caso la rectificación o supresión de los mismos:
- Las personas vinculadas a la persona fallecida por razones familiares o de hecho así como sus personas herederas, siempre que acrediten tal condición, salvo que la persona fallecida lo hubiese prohibido expresamente (mediante testamento, declaración expresa ante notario o cualquier otro instrumento jurídicamente válido) o así lo establezca una ley. Dicha prohibición no afecta al derecho de las personas herederas a acceder a los datos patrimoniales de la persona fallecida. Esta excepción solo es aplicable a las personas herederas, no a otros familiares o personas vinculadas que no tengan esa condición y el acceso debe estar justificado por su finalidad patrimonial, no puede utilizarse para conocer otros aspectos personales de la persona fallecida sin relación con la herencia.
- Las personas o instituciones a las que la persona fallecida hubiese designado expresamente para ello podrán también solicitarlo, con arreglo a las instrucciones recibidas. Mediante real decreto se establecerán los requisitos y condiciones para acreditar la validez y vigencia de estos mandatos e instrucciones y, en su caso, el registro de los mismos.
4. Derechos sobre los datos de personas menores y/o discapacitadas fallecidas
Además de las personas o instituciones mencionadas en el apartado anterior, estas facultades podrán ejercerse también:
- En caso de personas menores fallecidas, por:
- Sus representantes legales o;
- El Ministerio Fiscal en el marco de sus competencias, actuando de oficio o a instancia de cualquier persona física o jurídica interesada.
- En caso de personas con discapacidad fallecidas, por:
- Sus representantes legales;
- El Ministerio Fiscal en el marco de sus competencias, actuando de oficio o a instancia de cualquier persona física o jurídica interesada o;
- Quienes hubiesen sido designados para el ejercicio de funciones de apoyo, si tales facultades se entendieran comprendidas en las medidas de apoyo prestadas por el designado.
5. Cómo debe actuar el responsable o encargado del tratamiento ante una solicitud
Cuando reciben una solicitud de acceso, rectificación o supresión de los datos personales de una persona fallecida, el responsable o el encargado del tratamiento, si fuese el caso, deberían:
- Verificar la identidad de quien realiza la solicitud del derecho.
- Solicitar documentación que acredite el vínculo con la persona fallecida de quien realiza la solicitud del derecho.
- Comprobar si existe alguna manifestación de voluntad de la persona fallecida en contra.
- Comprobar si existe alguna ley que no lo permita.
- Permitir el acceso o llevar a cabo la rectificación o supresión de los datos solo si se cumplen los anteriores requisitos.
6. Derecho al testamento digital
El testamento digital es el mandato o instrucción en el que una persona identifica y detalla todos aquellos recursos o contextos digitales (cuentas de correo, perfiles en RRSS, webs o blogs personales, información en servicios en la nube, contenido de un disco duro, etc.) en los que ha incluido su información personal, así como qué quiere que se haga con dicha información tras su muerte, suprimirla, conservarla o cederla a una persona.
Toda persona tiene derecho a tener la posibilidad de decidir qué hacer con la huella digital que ha ido creando a su paso por internet a lo largo de los años, es decir el rastro de contenidos personales que ha ido dejando a medida que ha hecho uso de distintos recursos o contextos digitales (RRSS, email, etc.).
Conforme a lo establecido en el art. 96.3 LOPDGDD mediante real decreto se establecerán los requisitos y condiciones para acreditar la validez y vigencia de los mandatos e instrucciones y, en su caso, el registro de los mismos, que podrá coincidir con el previsto en el art. 3 LOPDGDD.
A expensas de lo que indique el real decreto correspondiente acerca de los requisitos y condiciones para acreditar la validez y vigencia de los mandatos e instrucciones y, en su caso, el registro de los mismos actualmente es habitual formalizar el testamento ante notario.
En las comunidades autónomas con derecho civil, foral o especial propio, lo expuesto se regirá por lo establecido por estas dentro de su ámbito de aplicación.
7. Acceso a contenidos gestionados por prestadores de servicios de la sociedad de la información sobre personas fallecidas
La LOPDGDD en los apartados 1 y 2 de su art. 96. establece que podrán decidir acerca del mantenimiento o eliminación de los perfiles personales de personas fallecidas en RRSS o servicios equivalentes, a menos que la persona fallecida hubiera decidido acerca de esta circunstancia, en cuyo caso se estará a sus instrucciones y podrán dirigirse a los prestadores de servicios de la sociedad de la información:
- Las personas vinculadas a la persona fallecida por razones familiares o de hecho, así como sus herederos al objeto de acceder a dichos contenidos e impartirles las instrucciones que estimen oportunas sobre su utilización, destino o supresión, salvo cuando la persona fallecida lo hubiese prohibido expresamente o así lo establezca una ley. Dicha prohibición no afectará al derecho de las personas herederas a acceder a los contenidos que pudiesen formar parte del patrimonio neto que deja la persona al fallecer. Esta excepción solo es aplicable a las personas herederas, no a otros familiares o personas vinculadas que no tengan esa condición y el acceso debe estar justificado por su finalidad patrimonial, no puede utilizarse para conocer otros aspectos personales de la persona fallecida sin relación con la herencia.
- El albacea testamentario, así como aquella persona o institución a la que el fallecido hubiese designado expresamente con el objeto de solicitar, con arreglo a las instrucciones recibidas, el acceso a los contenidos con vistas a dar cumplimiento a tales instrucciones.
El responsable del servicio al que se le comunique, la solicitud de eliminación del perfil deberá proceder sin dilación a la misma.
8. Acceso a contenidos gestionados por prestadores de servicios de la sociedad de la información sobre personas menores y/o discapacitadas fallecidas
Además de las personas o instituciones mencionadas en el apartado anterior, estas facultades podrán ejercerse también:
- En caso de personas menores fallecidas, por:
- Sus representantes legales o,
- El Ministerio Fiscal en el marco de sus competencias, actuando de oficio o a instancia de cualquier persona física o jurídica interesada.
- En caso de personas con discapacidad fallecidas, por:
- Sus representantes legales;
- El Ministerio Fiscal en el marco de sus competencias, actuando de oficio o a instancia de cualquier persona física o jurídica interesada o;
- Quienes hubiesen sido designados para el ejercicio de funciones de apoyo, si tales facultades se entendieran comprendidas en las medidas de apoyo prestadas por el designado.
El responsable del servicio al que se le comunique, la solicitud de eliminación del perfil deberá proceder sin dilación a la misma.