Protección de datos en las comunidades de propietarios
A las comunidades de propietarios les es de aplicación la normativa de privacidad, ya que como mínimo van a tratar los datos personales de los vecinos o propietarios que la componen. También puede ser frecuente que se instalen sistemas de videovigilancia con cámaras que graban, con lo que también tendrían que cumplir con la normativa en lo referente a ese tratamiento, y también podría darse el caso de contar con empleado/as (personal de limpieza, de jardinería, de mantenimiento, de seguridad, etc.), y por tanto que también precisen tratar sus datos personales.
Datos de los propietarios
En el tratamiento de datos personales de los vecinos o propietarios para la gestión propia de la comunidad, la base jurídica que lo legitima es la obligación legal (art. 6.1.c RGPD) de la comunidad conforme a la Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal (LPH), que es la que obliga a la comunidad a tratar los datos de los propietarios para asegurar el correcto funcionamiento de la misma y el cumplimiento de las obligaciones que impone y garantizar el adecuado ejercicio de los derechos de estos en la comunidad.
Conforme al RGPD no se debe tener un acceso generalizado a toda la documentación obrante en los archivos de la comunidad que pueda contener datos personales, sino solamente a aquellos datos que sean estrictamente pertinentes, adecuados y limitados en relación con los fines para los que son tratados. En consecuencia, fuera de los supuestos en los que expresamente la LPH obliga a la comunicación a otros propietarios de determinados datos personales, deberá examinarse en cada caso si el acceso a los documentos cumple el principio de proporcionalidad resultando idóneo, necesario y equilibrado para obtener la finalidad perseguida. En el caso en que se considerase oportuno hacerlo, conforme al RGPD, deberán adoptarse las debidas medidas de seguridad.
La identidad de los vecinos deudores de cuotas no se puede publicar en el tablón de anuncios de la comunidad (que además no debe colocarse en un lugar fácilmente accesible por cualquier persona ajena a la comunidad), solo se puede dar a conocer esa información a través de la convocatoria de la Junta de propietarios y en el acta de la misma, no se precisa el consentimiento de los vecinos deudores, ya que la base jurídica que legitima esa comunicación de datos que se produce al compartir esta información es la obligación legal (art. 6.1.c RGPD) recogida en la LPH (artículo 16.2).
En lo referente a las citaciones o notificaciones a los vecinos, se podrían llevar a cabo mediante su colocación en el tablón de anuncios, solo si fuese imposible realizarla en el domicilio que el propietario, por obligación legal (art. 9.h LPH), haya facilitado a la comunidad a efecto de notificaciones, que puede ser el piso o local de la comunidad o cualquier otro en España.
Se pueden realizar comunicaciones a los propietarios por sistemas de mensajería instantánea (WhatsApp), sin recabar su consentimiento siempre que el número de teléfono haya sido facilitado por el propietario. Ahora bien, no se puede utilizar para incluirlo en un grupo sin su consentimiento expreso, informado y explícito.
Se podrían comunicar los datos de un vecino a un servicio externo en situaciones de emergencia, o en caso de siniestros (por ejemplo, inundación o rotura de tuberías), sin su consentimiento, en base al interés legítimo (art. 6.1.f RGPD) por parte de la comunidad en resolver el siniestro lo más rápido posible con el objeto de evitar daños.
Videovigilancia
Es lícito instalar un sistema de videovigilancia en las zonas comunes de las comunidades; para ello será necesario el acuerdo de la Junta de propietarios: La base jurídica que legitima este tratamiento es el interés público (art. 6.1.e RGPD).
Para cumplir con el deber de información que exige el RGPD, se deben colocar carteles informativos en los distintos accesos a la zona videovigilada y, en lugar visible, con la información que exige el art. 13 del RGPD, utilizando para ello la posibilidad de facilitar esa información por capas, conforme a los arts. 11 y/ o 22.4 de la LOPDGDD.
En este caso solo podrán captarse imágenes de las zonas comunes de la comunidad, no podrán captarse imágenes de la vía pública a excepción de una franja mínima de los accesos al inmueble.
Los propietarios no pueden acceder a los monitores donde se visualicen las imágenes, solo el personal autorizado, a través de credenciales de acceso. Si el acceso se realiza con conexión a internet, se restringirá igualmente con usuario y contraseña, que solo serán conocidos por las personas autorizadas a acceder a las imágenes. En ningún caso resultarán accesibles a los vecinos mediante ningún canal. Se deben conservar las imágenes durante un periodo máximo de un mes.
En el caso de que un propietario instale cámaras en su vivienda, estaríamos en el ámbito doméstico, y no sería de aplicación la normativa de privacidad, salvo en el caso que no fuese con fines de seguridad sino de control laboral de personal que tuviese contratado de servicio doméstico, cuidadores, etc.
Si se produce algún incidente en una de las viviendas, y el propietario afectado pretende acceder a las imágenes captadas por las cámaras en el acceso a su vivienda, debería informar inmediatamente del hecho al responsable del sistema para que lo compruebe y, si existen evidencias, las imágenes deberán ser entregadas a la autoridad competente en un plazo máximo de 72 horas.
Datos de personas trabajadoras
En lo referente a los datos personales del personal, las bases jurídicas que legitiman su tratamiento serán las mismas que en cualquier otro ámbito, es decir la relación contractual (art. 6.1.b RGPD) y las obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD).
Administrador de fincas
En los casos que la comunidad tenga un administrador, este actuará por cuenta de la comunidad, que es la responsable de todos los tratamientos, por tanto, será encargado del tratamiento de la comunidad y deberá suscribir el correspondiente contrato conforme al art 28.3 del RGPD.
El art. 20 e) de la LPH dispone que corresponde al administrador actuar, en su caso, como secretario de la Junta de propietarios y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
Información adicional
Contenidos referentes a comunidades de propietarios en AEPD: