Grabación de conversaciones y llamadas telefónicas

Para que la grabación de una conversación sea lícita se deben tomar en consideración varios derechos que afectan a las personas que intervienen en la misma:

• El derecho a la intimidad: cuando el tema de conversación traspasa el ámbito estrictamente laboral o comercial y contiene referencias a la vida personal o familiar.
• El derecho al secreto de las comunicaciones: cuando la persona que graba la conversación participa o no en la misma, grabación propia o de terceros.
• El derecho a la protección de los datos personales: cuando la grabación es efectuada por una empresa u organización para fines legítimos como responsable del tratamiento de datos.

Las grabaciones de conversaciones pueden ser realizadas por:

• Personas físicas a título personal:
  • Grabaciones propias: será válido grabar una conversación siempre y cuando sea una grabación propia, es decir que quién esté grabando sea persona activa y partícipe de la misma, ya que la grabación supone el simple registro de una conversación presencial por quien tenía acceso legítimo a lo hablado, siempre y cuando la conversación grabada no afecte a la esfera íntima de la vida de la persona grabada. Estas grabaciones, aunque sean lícitas, no se pueden difundir, solo se pueden usar en un juicio, ya que se estarían difundiendo o revelando datos o información de terceros.
  • Grabaciones de terceros: no será válido grabar una conversación cuando se grabe a terceros sin participar en la conversación, por cuanto vulneran el Derecho Fundamental al secreto de las comunicaciones establecido en el artículo 18.3 de la Constitución Española, ya que el tercero no autorizado ha interferido el mensaje y ha podido conocer el contenido de la conversación que están manteniendo otras personas.

• Entidades o profesionales que lleven a cabo actividades económicas:
  • Grabaciones a terceros: sólo será válido grabar conversaciones a terceros si existe una legitimación para hacerlo, ya que la grabación es una forma de tratamiento de datos personales porque puede contener información personal. Las grabaciones llevadas a cabo por entidades o profesionales responsables o encargados del tratamiento deberán realizarse conforme el Reglamento (UE) 2016/679 (GDPR) y la Ley Orgánica de protección de datos (LOPDGDD).

Grabaciones de llamadas telefónicas

Tal y como hemos dicho anteriormente, la grabación de llamadas es una forma de tratamiento de datos personales. Los clientes pueden dar su nombre, DNI, dirección, información financiera en las llamadas grabadas, en consecuencia, la grabación de llamadas debe cumplir con las normativas de privacidad.

Por ello, las grabaciones telefónicas efectuadas por entidades o profesionales solo serán lícitas si se dan alguna de las condiciones reguladas en el artículo 6.1 GDPR, y que la grabación:

• Esté autorizada por todos los participantes en la misma.
• Sea necesaria para cumplir con un contrato y la persona a la que se graba es parte del mismo.
• Sea necesaria para cumplir con una obligación legal por parte de la entidad.
• Sea necesaria para proteger los intereses vitales de una persona.
• Sea de interés público o necesaria para ejercer la autoridad oficial.
• Sea necesaria para satisfacer intereses legítimos de la entidad o de un tercero, siempre que no prevalezcan los de la persona que se graba.

Además, previamente y conforme al artículo 13 GDPR se deberá facilitar la información sobre el tratamiento:

• Responsable del tratamiento (representante y DPO si es el caso)
• Finalidad de la grabación y base jurídica que la legitima
• Comunicaciones de datos (transferencias internacionales, si es el caso)
• Plazos o criterios de conservación
• Derechos que confiere el GDPR al interesado.
• Si es un requisito legal u obligación contractual el facilitar los datos, advertir de las consecuencias de no hacerlo.
• Decisiones automatizadas (si es el caso)

Esta información se podrá facilitar resumida (art. 11.1 LOPDGDD) mediante una locución básica con:

• La identidad del responsable del tratamiento y de su representante, en su caso.
• La finalidad del tratamiento.
• Decisiones automatizadas (si es el caso)
• La posibilidad de ejercer los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del GDPR.
• Una dirección electrónica u otro medio que permita acceder de forma sencilla e inmediata a la restante información (por ejemplo, diciéndole que si quiere conocer la información restante que marque un número determinado, donde se le informará adecuadamente).

En el caso que la grabación se base en el consentimiento, se deberá informar y obtener el consentimiento antes de llevar a cabo dicha grabación, preguntando explícitamente a la persona afectada si la consiente o no. Este consentimiento deberá poder demostrarse de algún modo, por lo que se tendrá que utilizar un medio para ello, por ejemplo, grabando la respuesta a la pregunta: "¿Está de acuerdo en que se grabe esta conversación en los términos que le hemos expuesto?", o marcando un número para dar su consentimiento y otro para rechazar la grabación, etc.

Del mismo modo, al ser la grabación de llamadas telefónicas una actividad de tratamiento responsabilidad de la entidad, deberá incluirla en su registro de actividades de tratamiento conforme al art. 30.1. GDPR.